Como lidar com interrupções?

Segundo estimativas, as pessoas perdem diariamente duas horas de trabalho devido a interrupções. Isso ocorre de duas maneiras: primeiro, ao ser interrompido, você normalmente perde o “fio da meada”. Então, você volta e precisa refazer parte da tarefa para recuperar o contexto. Segundo, o tópico da interrupção é frequentemente irrelevante, logo você fica com menos tempo para suas prioridades.

Como evitar essa tremenda perda de tempo? Muitas pessoas recomendam impor barreiras para reduzir a sua disponibilidade. Os truques são muitos: silenciar o celular, fechar o e-mail, trancar a porta do escritório. Elas até podem ser úteis, mas não podem eliminar todas as interrupções, nem devem eliminar a minoria de interrupções que são importantes.

Para lidar eficazmente com as interrupções que ocorrem, recomendo a “abordagem dos 3Ds”: Deter, Delimitar, Decidir.

Primeiro, detenha quem for lhe interromper por alguns segundos, até conseguir fazer uma nota mental sobre onde você parou no trabalho. Isso fará uma grande diferença na hora de voltar ao trabalho. Ofereci uma técnica chamada “limpeza mental” para ajudá-lo a registrar em um diário o que se passou.

Enquanto estiver fazendo a nota, não deixa a pessoa falar. Não existe interrupção que não possa esperar trinta segundos. Basta levantar a mão e dizer: “Só um segundo, estou tomando nota de meus pensamentos.”

Segundo, delimite a interrupção. Reserve no máximo dois minutos para descobrir se ela é mais importante do que o que você já está fazendo.

Comece questionando-a se acha que é mais importante. Talvez diga algo como: “Nesse momento, estou no meio de um (projeto) importante e prefiro não parar. Isso pode esperar até o próximo intervalo?” Se a pessoa acha que não pode, peça-lhe que resuma o problema em um minuto – o que é e por que é tão urgente.

Terceiro, decida você mesmo se a interrupção é mais importante do que o que você está fazendo. As prioridades do outro podem não se alinhar com as suas. É o seu tempo que está em jogo – tome uma decisão consciente sobre se irá gastar seu tempo nessa interrupção.

Se você concorda que a interrupção é importante, e precisa de algum tempo para resolvê-la, peça mais um minuto para voltar, verificar suas anotações, certificando-se de que estão legíveis e completas. É provável que você demore um pouco para voltar à tarefa, então, tudo precisa estar o mais claro possível.

Se, por outro lado, você não acha que ela seja importante, precisa educadamente recusar. É útil ter uma resposta pronta para esses casos. Uma que pode funcionar: “Desculpe, mas não consigo resolver isso agora. Podemos conversar sobre isso (mencionar um horário). Para facilitar, envie-me um e-mail sobre isso?” (E, é claro, faça o acompanhamento prometido.)

É importante que você consiga se liberar rapidamente. Não entre em uma discussão sobre sua decisão. Seu objetivo é voltar ao seu trabalho prioritário, sem distrações.

Se a pessoa não quiser aceitar um “não” como resposta, apenas diga “não” novamente. Miss Manners explicou como dizer “não” educadamente em um de seus livros. Diga: “Sinto muito, simplesmente não é possível.” Quando perguntado “por quê?” diga: “Porque é impossível.” Fim da história. Ponto final.

Interrupções são reais. Elas perturbam. Às vezes, são inevitáveis. Para garantir que você não perca tempo com interrupções, use os três D: DETENHA a interrupção para fazer anotações; DELIMITE o tempo para determinar se ela é importante e, por fim, DECIDA se você realmente precisa parar o que estava fazendo – ou se deveria atender a demanda de uma vez.

Deter. Delimitar. Decidir.

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Publicado originalmente em Thinking Directions.

Revisado por Roberta Contin.

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